Ищи Одобрения Проекта Правильными Людьми

После определения проекта, менеджер проекта должен получить формальное одобрение спонсором и соответствующими заинтересованными участниками от управления. Существует несколько способов получить формальное одобрение проекта.

Немного планирования в получение формального одобрения проекта является ключом к успеху.

Для малых проектов, одной подписи от главного заказчика или спонсора может быть достаточно, чтобы показать одобрение и начать работу. Такое одобрение может быть произведено через электронную почту, однако, ни в коем случае, не устно.

Для больших проектов, попроси своего менеджера или спонсора определить, кто должен произвести формальное одобрение Хартии Проекта (Project Charter), кто должен иметь оригинал ее, а кто только копию для информации только. Используй следующий подход в качестве стартовой точки:

• Спонсор проекта. Производит однозначное одобрение. Это   одобрение может быть формальной подписью на бумажной копии Хартии Проекта. Это может так же быть сделано электронным письмом с сообщением о статусе одобрения проекта. Может быть, даже несколько одобрений проекта, как требует процедура. Ключевым моментом является факт, что одобрение проекта ясное и однозначное и, что ты имеешь формальную запись одобрения. Спонсор должен просмотреть приготовленные черновые копии Хартии Проекта, прежде чем вы  разошлете окончателную версию на утверждение. Данное формальное одобрение Хартии Проекта (Project Charter), должно быть только официальной формальностью. Вы же не хотите быть в позиции просителя одобрения, когда спонсор все еще имеет сомнения или вопросы?

• Другие ключевые участники управления. Производит однозначное одобрение. Однозначное значит, что вы уверены, что они одобрели Хартию Проекта (Project Charter) или они вернули ее вам обратно в противном случае. Вы должны им послать первым твердую или мягкую копию Хартии Проекта. Сообщите им, что вы бы хотели бы, чтобы они просмотрели материал и дали обратную связь, особенно  если они имеют замечания или какие либо вопросы. Назначьте дату ответа и предупридите, что в случае неполучения ответа до назначенной даты, будет считаться, что одобрение получено от них. В случае, если они придут с вопросами, адресуйте их или отведите к спонсору для решения и согласования всех вопросов. Очень важно, чтобы эти люди, до получения окончательной версии Хартии Проекта, ознакомились предварительно с черновиком Хартии Проекта и дали все замечания в ответ. Посылая окончательную версию Хартии Проекта для формального одобрения, вы желаете, чтобы все неясности были устранены. Вы не хотите иметь дело с проблемами, неточностями, когда вы стараетесь получить формальное одобрение Хартии Проекта от спонсора.

• Другие заинтересованные стороны.  Пошлите им копии Хартии Проекта. Дайте им знать, что копии Хартии Проекта, посланные им, предназначены только для информации. Вы должны обсудить с ними содержание Хартии Проекта для лучшего понимания, но вы не посылате им Хартию для одобрения. Может быть, случится так, что эти люди в первый раз в видят Хартию Проекта, но вы ничего не должны менять в Хартии Проекта, если вы уже получили одобрение спонсора. В случае сомнений кого либо, сомневающая сторона должна адресовать их прямо спонсору.
   

Данные три уровня формального одобрения гарантируют, что правильнее люди просмотрят Хартию Проекта, правильнее люди одобрят Хартию Проекта, а другие получат копии для информации.