Оценки тендерного предложения МАС

Содержание

1. Область применения ...............................................................................................................  2
2. Разногласия и отклонения ......................................................................................................  3
3. Применимые документы ........................................................................................................  3
4. Процедуры ................................................................................................................................  3
5. Область технической оценки ..................................................................................................  6
6. Критерии технической оценки ...............................................................................................  8
7. Результаты технической оценки ...........................................................................................  11
8. Аббревиатуры и определения ................................................................................................  12

Приложение A – Образец плана технической оценки предложения................................... 13

Приложение B – Утверждение плана технической оценки предложения........................... 15

Приложение C – Заявление о конфиденциальности оценки предложения .........................  16

Приложение D – Образец отчета рекомендаций Группы технической экспертизы........... 17

Приложение E – Образец обязательных критериев оценки предложения (соблюден/не соблюден)         27

Приложение F – Желательные критерии оценки предложения.............................................. 31

1 Область применения

1.1 В настоящей Инженерной Процедуре ОАО представлено руководство по подготовке и утверждению Плана Технической Оценки Технического Предложения по Системам Автоматизации Процессов (САП). План Технической Оценки Предложения требуется для всех закупок САП, осуществляемых в соответствии с Инженерной Процедурой ОАО, Руководством по реализации проекта для САП.

 

1.2 В Плане Технической Оценки Предложения изложены цели, ответственность, процедуры и графики технической оценки предложений САП. В плане определены критерии оценки и аналитические шаги для определения того, какие предложения являются технически приемлемыми и какие наиболее привлекательными для ОАО.  

 

1.3 План Технической Оценки Предложения является документом, который необходимо оформить прежде чем открывать тендерное предложение. 

План основывается на функциональности, обозначенной в Функциональной Спецификации Проекта, Спецификации рабочего задания и соответствующих типовых договорных и закупочных условиях.

1.4 Настоящая процедура не применима к технической оценке предложений касательно систем измерения количества нефти. Оценка таких систем производится в соответствии с Инженерной Процедурой ОАО, Руководством по реализации проекта для Систем измерения количества нефти  ОАО.

2 Разногласия и отклонения

2.1   Любые разногласия между настоящей Процедурой и другими применимыми Инженерными процедурами, стандартами и формами ОАО должны быть урегулированы в письменной форме Компанией или Представителем Заказчика с помощью Менеджера отдела систем технологического процесса и контроля ОАО.

2.2   Все заявки по отклонению от Процедуры необходимо направлять в письменном виде Компании или Представителю Заказчика, который должен действовать в соответствии с внутренней корпоративной процедурой и направлять такие заявки Менеджеру отдела систем технологического процесса и контроля ОАО.

3 Применимые документы

Ограниченные списки поставщиков САП.

4 Процедуры

4.1 Группа технической экспертизы

Группа технической экспертизы (ГТЭ) должна быть собрана компанией ОАО. Группа должна состоять из следующих членов:

- Представитель(-и) группы управления проектами КОМПАНИИ

- Сторонник(-и) проекта КОМПАНИИ

- Представитель(-и) отдела систем технологического процесса и контроля КОМПАНИИ

- Представитель(-и) отдела закупок КОМПАНИИ

- Представитель(-и) подрядной организации (по требованию группы управления проектами)

4.2 План Технической Оценки Предложения

4.2.1 Группа Управления Проектами (ГУП) отвечает за подготовку Плана Технической Оценки Предложения.

4.2.2 Документированный план должен включать в себя, как минимум, все пункты, перечисленные в Образце Плана Технической Оценки, представленном в Приложении А.

4.2.3 Документированный план должен определять ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ и ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ критерии, которые будут использоваться в качестве основы для технической оценки.

4.3 Форма утверждения плана технической оценки предложения

4.3.1 Следующие организации должны подписать План до начала выполнения Технической Оценки:

• ГУП
• Эксплуатирующая организация, выступающая в поддержку проекта
• Отдел систем технологического процесса и контроля (ОСТПК) в качестве технической организации
• Договорный отдел или отдел закупок, в зависимости от ситуации.

4.3.2 Образец утверждения плана проведения технической оценки приведен в Приложении B.

4.4 Заявление о конфиденциальности

4.4.1 Информация о предложении должна сохраняться в строжайшей конфиденциальности. Каждый член ГТЭ должен подписать Заявление о конфиденциальности. Образец заявления представлен в Приложении C.

4.4.2    Любая коммуникация с претендентами и субподрядчиками по поставкам в период выполнения оценки должна осуществляться исключительно через представителя отдела закупок. Все контакты должны быть оформлены в письменном виде с указанием лица, инициировавшего контакт, с кем оно связывалось, даты, времени и общих сведение о контакте.

4.5 Контроль оценки

1. Контролируемые экземпляры каждого тендерного предложения делаются для каждого члена ГТЭ.
2. Каждый член ГТЭ отвечает за хранение своей контролируемой копии и выполнение своих обязательств по соблюдению Конфиденциальности в отношении этих предложений.

4.6 Результаты оценки

4.6.1 ГТЭ должна подготовить Отчет с рекомендациями, который должен включать в себя следующее:  

• Рекомендации для группы коммерческой оценки с указанием предложений, технически приемлемых с точки зрения ГТЭ.

• Анализ закупочных цен, отражающий обобщенный результат группы для каждого поставщика.
• Сводный технический отчет по каждому предложению с указанием и сравнением того, насколько предложенные системы каждого претендента соответствуют проектной спецификации для архитектуры сети, разделению площадки и другим основным требованиям проекта.

• Список разъяснительных пунктов с указанием возможной коммерческой отдачи для каждого технически приемлемого предложения.  

• Список нерешенных вопросов указанием возможной коммерческой отдачи для каждого технически приемлемого предложения.

• Список несоответствий или возможных причин отказа для каждого технически приемлемого предложения.

• Список предложенных возможностей признанных технически приемлемыми.

• Подробности и обоснования для предложений, признанных технически неприемлемыми.

4.6.2 Каждый член ГТЭ должен подписать отчет с рекомендациями, тем самым выразив своё согласие с рекомендациями.

4.6.3 Образец Рекомендаций ГТЭ представлен в приложении D.

5 Область технической оценки

5.1 Обзор

5.1.1 Целью технической оценки является определить, соответствуют ли предложения, представленные поставщиками, техническим требованиям, обозначенным в документации по Функциональной Спецификации, Объему Проектных Работ и всем применимым Стандартам и Спецификациям материалов ОАО.  

5.1.2 От претендентов потребуются дополнительные разъяснения в случае, если ГТЭ определит, что в предложении не указана необходимая информация о функциональности, либо включена информация о функциональности и компонентах, которая не требуется, либо если ГТЭ непонятно, каким именно образом будет достигнута функциональность.

5.1.3 Целью является проверить, что каждое предложение содержит необходимую функциональность, чтобы снизить возможность смены заказов на последующих этапах проекта и убедиться, что предложения, признанные технически приемлемыми, могут в той же степени оцениваться с коммерческой точки зрения.

5.2 Пункты оценки

Техническая оценка должна, как минимум, включать в себя следующие пункты проверки для каждого предложения:

5.2.1 Полнота документации:

ГТЭ проверяет, что вся необходимая документация по каждому предложению была предоставлена. Такая документация, как минимум, включает в себя:

• Ответы на пункты Инструкции для участников тендера
• Подробное техническое предложение
• Схема системной структуры
• График проекта и загрузки персонала по проекту

5.2.2 Обзор основных компонентов Распределительной Системы Управления (РСУ) 

   ГТЭ проверяет, что каждое предложение содержит все основные компоненты РСУ и приводит верные цифры (н-р, количество пультов управления, рабочих станций, котнролеров, программного обеспечения и т.д.).  

5.2.3 Обзор компонентов подсистем

ГТЭ проверяет, что каждое предложение содержит все необходимые основные подсистемы, что предложены только подсистемы из Списка рекомендуемых поставщиков и что представлено верное количество подсистем.

5.2.4 Обзор таблицы соответствий

ГТЭ оценивает таблицу соответствий для каждого предложения и анализирует все несоответствия. ГТЭ решает, являются ли указанные несоответствия основанием для исключения из участия в тендере.

5.2.5 Требования по разделению

ГТЭ оценивает предложенную системную структуру каждого предложения, чтобы определить, соответствует ли эта система требованиям проекта по разделению опасных зон.

5.2.6 График проекта

ГТЭ оценивает график проекта, представленный каждым поставщиком, чтобы определить соответствует ли предложенный график проектным требованиям. Все основные этапы проекта должны быть включены в график.

5.2.7 Совместимость предложений

ГТЭ определяет для каждого проекта, является ли он совместимым, и представляет ли ту же саму функциональность в отношении материалов и услуг.

5.2.8 Разъяснения

ГТЭ предоставляет список разъяснений, требуемых по каждому предложению и передает его претендентам через представителей отдела закупок ОАО для получения ответов. Затем ГТЭ рассматривает ответы и проверяет, все ли разъяснения были представлены. Окончательный отчет ГТЭ должен содержать раздел с техническими разъяснениями о коммерческой отдаче.

5.2.9 Несоответствия

ГТЭ должна определить несоответствия в каждом предложении и решить, являются ли они достаточным основанием для исключения предложения из участия в тендере.

5.2.10 Потенциальный отказ

ГТЭ должна определить потенциальных претендентов на отказ в ходе оценки. Потенциальные пункты отказа должны обсуждаться с технической организацией для первоначального соглашения. Отказы обрабатываются во время выполнения проекта в соответствии с Инженерной Процедурой ОАО.  

5.2.11 ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ критерии

ГТЭ оценивает каждое предложение и проверяет, соответствует ли предложенная система всем ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ критериям, обозначенным в списке критериев технической оценки.

5.2.12 ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ критерии

ГТЭ также оценивает каждое предложение на основании ЖЕЛАТЕЛЬНЫХ критериев, обозначенных в списке критериев технической оценки.

6 Критерии технической оценки

6.1 Обзор

6.1.1 Критерии, используемые для технической оценки, должны основываться на документации функциональной спецификации (ДФС), документации по объему проектных работ (ОПР) и всех применимых Стандартах и Спецификациях материалов ОАО.

6.1.2 Критерии, используемые для оценки предложений, должны быть разработаны и согласованы всеми членами ГТЭ до начала оценки. Используемые критерии должны быть задокументированы в Плане Технической Оценки и утверждены всеми сторонами посредством их подписей в Плане.

6.1.3 Критерии технической оценки должны быть разработаны с помощью метода Кепнера-Трего (K-T).

Примечание:

K-T является широко применимой методикой Решения проблем и принятия решений. Она представляет хорошо структурированный объективный метод способов оценки, которые могут быть легко применимы в оценке тендерных предложений. Критерии K-T состоят из двух классов: обязательных и желательных критериев.

6.1.4 Критерии должны включать в себя обязательные и желательные критерии, а также весомость каждого желательного критерия.

6.1.5 Предложения признаются технически приемлемыми только если они удовлетворяют всем обязательным требованиям и получают оценку от 70% и выше по удовлетворению желательных критериев.

6.2 Обязательные критерии

6.2.1 Как правило от претендентов требуется подавать предложения, которые удовлетворяют всем требованиям, обозначенным в ДФС и применимых стандартах. Критерии, наиболее значимые для функциональности системы или успеха проекта, классифицируются как обязательные критерии. Обязательные требования включают в себя:

• Поставщик АСУ берет на себя всю ответственность за интеграцию всех подсистем.
• Все предложенное оборудование проверено на практике и произведено поставщиками, идентифицированными в запросе на ценовое предложение как приемлемые.
• Системная архитектура отвечает требования разделения.
• График проекта включает в себя основные этапы, обозначенные в запросе на ценовое предложение.
• Отсутствие серьезных несоответствий, обнаруженных в предложении.
• Претендент имеет четкое понимание полного объема проектных работ и предоставил подробное описание его реализации.

6.2.2 Любое предложение, не отвечающее всем обязательным требованиям, признается неприемлемым и далее не оценивается.

6.2.3 Образец списка обязательных критериев представлен в Приложении Е. Каждый проект имеет право на изменение критериев для удовлетворения нужд каждого конкретного проекта.

 

6.3 Желательные критерии

6.3.1 Листы с оценочными баллами по желательным критериям представляют собой список требований, которые классифицируют предложения по отношению друг к другу для определения наиболее привлекательного из них для ОАО.

1. Каждый член ГТЭ должен присвоить оценку каждому предложению на основании желательных критериев.
2. Оценка, поставленная каждым членом ГТЭ по каждому желательному критерию, представляется всей ГТЭ во время оценки.

6.3.4    Любая оценка, которая значительно отличается от оценки всей группы, выносится на обсуждение для того, чтобы вся ГТЭ достигла консенсуса в отношении результат оценки.

Примечание:

Выставление одинаковой оценки по каждому критерию всей ГТЭ не является целью. Однако если вся ГТЭ ставит оценку 4 конкретному предложению по желательному критерию, и лишь один член ставит 2 тому же самому предложению и по тому же самому критерию, то он должен обосновать свое решение. Возможно этот член обладает данными, неизвестными остальным членам ГТЭ и поэтому должен поделиться с ними это информацией для рассмотрения. Причина оценки, значительно отличающейся от оценки всей группы, должна быть понятна всей группе.

6.3.5 Оценки по каждому критерию должны быть усреднены всеми членами группы и поделены на 100%. Окончательная оценка должна быть включена в результаты оценки.

6.3.6 Любое предложение, которое получает менее 70% поделенной оценки, основанной на желательных критериях, признается технически неприемлемым и выбывает из участия.

.

6.3.7 Желательные критерии могут включать в себя следующие:

• График проекта – имеется ли необходимое количество людей на каждом этапе проекта для выполнения основных стадий проекта.

• Места сосредоточения и инженерных работ – являются ли они приемлемыми для проектной группы.

• Производственная схема или износ – планируется ли пересмотр каких-либо компонентов системы через двух-трехлетний период.

• Способность интеграции сетевых шин или других интеллектуальных приборов.
• Прошлый опыт выполнения проектов – уровень опыта предложенной проектной группы в осуществлении проекта подобного масштаба для подобных процессов.

• Сосредоточение системы должно быть расположено где-либо на Среднем Востоке или в другом месте, удобном для проектной группы.

• Способность поставить распределительные шкафы перед завершением окончательной приемки.

Примечание:

Некоторые обязательные критерии могут также рассматриваться как желательные критерии с целью оценки предложенного осуществления функциональности. Например, общие требования разделения Арабско-Американской нефтяной компании устанавливают, что системы, расположенные в ПИБ, должны быть способны функционировать как самостоятельные системы. В то время как способность «функционировать» является обязательным требованием, в зависимости от архитектуры предложенной системы, определенная функциональность может быть потеряна при потере коммуникации с центральным пультом управления Архитектура системы, предполагающая одноканальный интерфейс на центральном пульте управления, утратит способность передавать данные при сбое коммуникации. Возможно кто-либо посчитает утрату данных некритичной для функциональности. Поэтому система продолжит быть «функциональной», однако устройства сбора данных, расположенные в ПИБ, будут предпочтительными. В таком случае способность функционировать рассматривается как обязательное требование. Однако его выполнение может также быть рассмотрено как желательный критерий. Системы, способные продолжать коммуникацию при потере связи, будут иметь более высокий рейтинг по желательным критериям.

6.3.8 Образец оценочного листа желательных критериев представлен в Приложении F. Каждый проект имеет право на изменение критериев для удовлетворения нужд каждого конкретного проекта.

7 Результаты технической оценки

7.1 Принятие предложений

Принятие предложения должно быть основано на соответствии обязательным критериям и минимальной оценке 70% по желательным критериям. Принятые предложения должны быть одобрены Технической организацией.

7.2 Исключение предложений

7.2.1 Исключение какого-либо предложения должно основываться на его несоответствии обязательным критериям и общей оценке менее 70% по желательным критериям. Для каждого предложения признанного технически непригодным, должен быть проведен ассоциативный проблемный анализ. 

7.2.2 ГТЭ должна обеспечить, что причины исключения предложения четко определены и содержат достаточное обоснование для признания предложения непригодным.

7.2.3 ГТЭ должна убедиться, что у всех претендентов была возможность исправить причины исключения предложения, но они отказались либо не смогли ею воспользоваться должным образом.

7.2.4 ГТЭ должна обеспечить, что любое решение об исключении предложения из участия было принято по общему согласию всей ГТЭ. Подробное обоснование для любого исключения должно быть задокументировано в Отчете рекомендаций по технической оценке.

7.2.5 Исключения предложений должны быть одобрены Технической организацией.