СОСТАВ

Этот документ содержит следующие инструменты, которые облегчают написание SOW:

- Общее руководство по подготовке объёмов SOW проекта

- Определение часто используемых терминов

- Общий алгоритм технологического процесса создания SOW

- Общий шаблон по подготовке документа SOW

- Рекомендуемый Пример объёма SOW проекта

- Формат и Соображения по SOW проекта

ПРИМЕНЕНИЕ

Этот документ должен быть использован персоналом при подготовке SOW для предложений и / или проектов, как руководство создания или редактирования Общего шаблона по подготовке объёмов работ (SOW).


Рекомендуемый объем работ содержит разделы для всех инженерных дисциплин, управления проектом, закупками, контрактной работы и строительством.

РУКОВОДСТВО ПОДГОТОВКИ ОБЪЕМА РАБОТ

В соответствии с Требованиями Руководства по качеству проектов, все проекты должны иметь детализированные объёмы работ, необходимые для управления проектом на всех фазах выполнения. Этот документ предоставляет собой рекомендуемый формат для создания объёма работ проекта. Тем не менее, конкретные проекты могут потребовать и другой формат, по требованию клиента. Это будут обязанности управления проектом решать, какая философия и формат применены на начало проекта для создания письменного детализированного объёма работ.


Эта философия включает следующее, но не только:

- План SOW

- Формат SOW

- Проект / Описание процесса

- Проектные главные части технологических объектов SOF и объёма услуг SOW 

- Опросной лист данных Базового Проектирования и Инжиниринга

- Опросной лист Проектных Требований

- Уровень детализации SOW

- Основные цели проекта и горячие темы клиента

ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ Определениями терминов, часто используемых в данном документе, являются:


- Объем по сооружениям (SOF) - физическое и функциональное описание конечного построенного и поставленного материального объекта.

- Объем услуг (SOS):

- Подход Исполнения – как, какими инструментами, ресурсами, стандартами, критериями и методами, мы выполняем проектирование, закупки и строительство.


- Роль и обязанности и других основных сторон (клиента, партнёров, поставщиков, субподрядчиков и т.д.) по проекту.


- Виды деятельности и поставляемые продукты - Чертежи, услуги и спецификации необходимые для выполнения проекта.

- Деятельности и продукты, предоставляемые другими основными сторонами по проекту.

- Объем Работ (SOW) - Объем по сооружениям (SOF) объединённый с Объёмом услуг (SOS).

- Исследования - процессы работы проектной команды, используемые при определении сведений, необходимых для выполнения проекта.


Эти процессы включают формулировку командой критических вопросов, рассмотрение и приоритеты вопросов до представления их клиенту, рассмотрение ответов Клиента на вопросы, и повторения цикла столько раз, сколько соответственно требуется.


- WBS (Структура Разбивки Работ) - инструмент управления проектом, через присвоение номеров участкам, системам или компонентам, с целью разбивки объёма работ проекта на управляемые сегменты с низким уровнем детализации, для эффективного управления проектом и производства отчётов. Клиент, проектирование, закупки и строительство должны ввести свою лепту для разработки WBS проекта.

ОБЩИЙ АЛГОРИТМ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ SOW

Эта руководство рекомендует рассматривать инженеров Дисциплин, менеджеров управления, закупок, руководителя проекта, как единую команду в течение всех этапах разработки SOW. Эти усилия необходимы для обеспечения координации между задействованными дисциплинами, для более эффективной подготовки SOW, графиков и бюджетной оценки. Шаги, необходимые группе создания SOW для подготовки документа представлены в Алгоритме процесса создания SOW (Приложение 01). ОАО

Приложенный Алгоритм процесса создания SOW (Приложение 01) предусматривает командную работу и методику мозгового штурма, для достижения успеха создания SOW. Сначала команда рассматривает вместе всю имеющуюся документацию от клиента, бизнес-единиц и управления проектами. Следующим шагом, команда готовит важнейшие вопросы клиенту, чтобы определить детали проекта, отсутствующие в имеющейся документации. Команда проекта должна использовать прилагаемый общий шаблон Объёма работ проекта (SOW) и опросные листы требований к проекту по дисциплинам, для помощи при подготовке важных вопросов. Все коммуникационные решения, касающиеся создания SOW, между клиентом и командой проекта должны быть задокументированы, в виде протоколов заседаний, отчётов о поездках, телефонных подтверждений, и выпущены сторонам для рассмотрения.


Объем проекта по сооружениям (SOF) , может быть составлен, после того как критические вопросы были решены с Клиентом и рассмотрены командой проекта. После того как SOF был составлен, рассмотрен и согласован командой проекта, как точный и полный, объем услуг проекта (SOS) может быть составлен, чтобы отразить SOF.


После того как SOS был рассмотрен и согласован командой проекта, как точный и полный, команда может приступить к разработке проектного графика, плана по мобилизации персонала и стоимостной и ресурсной оценке проекта. Проектный график, Оценка стоимости проекта должны быть зеркальными отражениями SOF и SOS.


Важно отметить, что необходимо участие всей команды в каждом из этапов, представленных выше, как и в подготовке каждого из шагов и в проведении требуемых рассмотрений и обзоров.


ОБЩИЙ ШАБЛОН ПО ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТА SOW


Типичный шаблон по подготовке объёма работ проекта (SOW) можно найти в практике  который является универсальным, и применим для использования на всех проектах и для всех предложений.


Он содержит согласованный формат для инженерных дисциплин, управления проектами, закупок, контрактной работы и строительства.

Компоненты содержимого SOW перечислены ниже:

- Резюме SOW

- Описание проекта

- Объем по сооружениям (SOF)

- Объем услуг SOS

- Дополнительные разделы могут быть добавлены в зависимости от обстоятельств, по желанию команды управления проектом, такими, как детальный график проекта, подробную смету проекта, объединённого списка оборудования по всем дисциплинам.


Объёмы SOF и SOS делятся на отдельные разделы по каждой из инженерных дисциплин. Управление Проектом, Закупки, Контракты и Строительство включены в сферу услуг SOS. Общие разделы для обеих частей SOF и SOS должны быть написаны командой управления проектом. Каждый из разделов дисциплин делится на подразделы, которые полностью описывают Сферы SOF и SOS.

Если конкретная дисциплина не имеет SOW в проекте, автор SOW документа может просто записать " SOW отсутствует " под заголовком этой дисциплины в шаблоне по подготовке объёма работ проекта (SOW.


План SOW, представленный в шаблоне по подготовке объёма работ проекта (SOW) описывает каждый из подразделов дисциплины и даёт конкретные примеры информации, которая должна быть включена. План SOW, представленный в шаблоне является общим, поэтому некоторые элементы могут быть неприменимы и требуют редактирования текста.


План SOW должен быть рассмотрен каждым членом команды во время этапа исследований SOW, для помощи в подготовке важных вопросов клиенту.

ПРИМЕР ОБЪЕМА РАБОТ SOW

Шаблон по подготовке объёма работ проекта (SOW) является примером SOW проекта, который может быть использован в качестве справочного документа при написании SOW конкретного проекта. Данный пример Объёма работ проекта (SOW) был взят из учебного курса определения SOW, который был создан по запросу департамента управления проектами. Этот пример SOW является руководством по созданию полного SOW проекта.


ФОРМАТ И СООБРАЖЕНИЯ ПО SOW


При использовании данного руководства, авторы SOW должны учитывать следующее:

- Объем работы SOW является одним из наиболее важных документов, подготавливаемым во время начала выполнения проекта. SOW является приложением к контракту проекта и становится частью контракта. Большинство других документов, подготовленных в процессе выполнения проекта, основаны именно на объёме работ SOW. Объем работ SOW является основой проекта для выявления и управления изменениями в проекте.


- Как было отмечено выше, в данном руководстве, клиенты могут требовать другие форматы выполнения SOW, от SOW представленного здесь.


- Управление проектами должно обеспечить участие всех дисциплин в написании и рассмотрении SOW проекта. Если Управление проектами объединяет все разделы дисциплин в одно целое, обзор SOW дисциплинами требуется, до представления SOW Клиенту.


- Формальное соглашение Клиента по SOW проекта требуется получить в начале проекта, и это является ответственностью Руководствам Управления проектом.

- Всегда читай, изучай и понимай официальный контракт до написания SOW проекта. Если контракт недоступен, получи, доступ к письму о намерениях или резюме контракта.

- SOW документ должен содержать только краткие, точные заявления, касающиеся SOF и SOS. 


- Предположения и разъяснения разделов SOF и SOS должны также содержать перечень исключений. Исключения могут быть восприняты читателем как негатив, и по этой причине исключается из оглавления. Авторам SOW следует рассмотреть возможность использования иной формулировки, для достижения той же цели. Например, если руководство по обучению не требуется, вместо того чтобы писать о том, что учебные пособия исключаются из сферы Услуг, указывают, что учебные пособия, при необходимости, будут предоставлены поставщиком оборудования.


- Авторы SOW должны понимать разницу между информацией, содержащейся в разделе Основы проектирования и разделе Предположениях и Разъяснения в документе SOF. Если элемент был официально одобрен или он является фактом, он должен появиться в разделе Основы проектирования. Если он не был официально одобрен или существует неопределённость, он, вероятно, должен появиться в разделе Предположения и Разъяснения. В некоторых случаях, автор может иметь желание подтвердить пункт представленный в Основах проектирования, повторением его в разделе Предположения и Разъяснения.


- Авторы SOW должны понимать разницу между информацией, содержащейся в разделе Основы проектирования и разделе Предположениях и Разъяснения в документе SOS. Если элемент был официально одобрен или он является фактом, он должен появиться в разделе Основы проектирования. Если он не был официально одобрен или существует неопределённость, он, вероятно, должен появиться в разделе Предположения и Разъяснения. В некоторых случаях, автор может иметь желание подтвердить пункт представленный в Основах проектирования, повторением его в разделе Предположения и Разъяснения.


- Стремитесь к согласованности при написании SOW документа, не только в рамках узкой дисциплины автора, но учитывая SOW других дисциплин.


- Гарантии и качество - автор SOW должен принимать их во внимание, когда он пишет свою часть SOW .


- Чтение официального контракта, резюме контракта, позволит автору SOW понять, какой стандарт качества наиболее применим для этого проекта.


Контракт будет определять три (3) важные составляющие Гарантий:


- Стандарт Выполнения


- Период Времени


- Устранение неисправностей или Коррекция


Автор SOW должен быть очень осторожным, чтобы не предоставлять поручительств или гарантий по графику или результатам деятельности в SOW, без разрешения старшего руководства. В письменном SOW документе ссылайтесь на контракт, который содержит формулировки для решения ситуаций, которые могут неблагоприятно повлиять на успех проекта, таких как стихийные бедствия. 


Примеры:


- Не давать конкретные даты из графику без добавления "как оценено" или ", как указано в договоре."


- Для выполнения, не используйте выражения "лучший" или "свободный от всех дефектов" или "Производительность установки". Используйте "Согласно основам проектирования, будет " или подобные формулировки.


- Будьте осторожны при использовании "будет" и "должен". Предложения с этими словами могут подразумевать поручительства или гарантии. Допустимо использовать эти слова, но необходимо учитывать их контекст, при их использовании.


- Учитывайте горячие проблемы Клиента и ключевые цели проекта, когда и где это необходимо.


- Все дисциплины должны приводить в SOS ссылки на стандарты своей дисциплины, которые являются общими для всех или большинства дисциплин и которые должны быть включены в Общую часть SOS (раздел 4.1.2). Коды и стандарты, которые являются специальными для дисциплины, должны появиться в разделе этой отдельной дисциплины.


- Учтите, что в некоторых случаях, требования действующих правил и стандартов может существенно влияет на объёмы в SOF и SOS. В случае если требование конкретного стандарта будет иметь пагубные последствия на проект, определите и уточните эти требования в SOF и SOS. Более Общие правила и стандарты дисциплин, будут определены в разделе Ссылки и стандарты, 4.X.2 SOS.


- Учтите, что некоторые пункты могут присутствовать в обоих разделах SOF и SOS. Примерами могут быть краны горячей врезки или полевая маршрутизация трубопроводов. Мало того, что эти пункты являются объёмом SOF, они являются частью и SOS, так как требуют разработки методики монтажа, которая влияет, в свою очередь, на План выполнения проекта данной дисциплины и на бюджет.


- Учтите и используйте, создавая свою часть Объёма работ, фразы "ожидаемое количество», при перечислении чертежей или спецификаций, для обеспечения гибкости на завершающей фазе выпуска проектной документации.


- Количество конкретных заказов на покупку и название строительных пакетов подряда должны быть описаны в разделе Конечный продукт раздела SOS. Закупки и Группа контрактов будет использовать эту информацию, чтобы оценить свои затраченные чел/часы. 


- В соответствии с требованиями руководства по качеству выполнения проектов OSR, междисциплинарная координация объёма SOS должна быть чёткой и согласованной со ссылкой на процедуры компании, или, при необходимости, руководствоваться конкретным проектным соглашением. Междисциплинарная координация позволит минимизировать возможные потерянные пункты.

- Штампование чертежей отмечено в SOW шаблоне. Учтите дополнительные усилия, необходимые при Штамповании чертежей. Эти усилия могут включать, но не только следующее:


- Дополнительные чертежи и обзор расчётов - Штампование и подписание - Печать и стоимость доставки


ССЫЛКИ


Общие :


Руководство по качеству проектов )


Управление проектами:


Процедура Управления проектами


Опросный Лист Проекта


Опросный Лист Инжиниринга 


Пример SOW


ПРИЛОЖЕНИЯ


Приложение 01. ОБЩИЙ АЛГОРИТМ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ SOW ОАО