После разработки элементы ГДОП выполнения проекта должны быть задокументированы и скомплектованы для обеспечения легкого доступа проектной группы. Это можно выполнить в электронном виде или в твердых копиях. ГДОП выполнения проекта состоит из:

- Контракта

- Объема работ по проекту

- Плана выполнения проекта

- Проектной сметы и обоснования проекта

- Графика уровней управления

- Оценки рисков

По каждому проекту устанавливается база по управлению затратами. Затраты по проекту постоянно проверяются по этой базе, которая состоит из объема работ, бюджета, графика и плана выполнения работ, и является инструментом измерения эффективности выполнения проектных работ. База управления затратами является отправной точкой для отчетности по затратам, прогнозирования, а также управления изменениями.

На стадии инициирования проекта, проект работает по фиксированной смете ГДОП (Главной Документированной Основы Проекта).  Однако смета сама должна быть изменена для отражения план выполнения работ по проекту, если она будет полезна в качестве эффективной контрольной базы. Это не означает, что вы создаете новый ГДОП– вы создаете более организованный, обновленный и более подробный план в предложенной смете для осуществления надлежащего контроля.

Анализ рисков является частью ГДОП (Главной Документированной Основы) проекта и выполняется по проекту в соответствии с процедурой управления коммерческими рисками компании, которая (процедура) является формальным и систематизированным процессом оценки, управления и отслеживания (мониторинга) коммерческих рисков. Группа корпоративных рисков разработала всеобъемлющие процедуры и руководства  по осуществлению процесса управлениям коммерческими рисками, к которым необходимо обращаться в дальнейшем для информации.

Совещание по коммерческим вопросам по проекту следует проводить с участием Руководителя проекта, ведущих специалистов по проекту, представителей из юридического отдела, отдела продаж и финансового отдела, а также с участием персонала, который был назначен руководством по направлениям деятельности. Руководство по проекту и ведущие специалисты по проекту обязательно должны понимать, какие элементы влияют на прибыльность проекта (каким образом компания  намеревается сделать деньги на проекте). Целью координационного совещания по коммерческим вопросам является эффективное координирование внутренних функциональных организаций по коммерческим аспектам проекта.

Ответственность за данное мероприятие лежит на Руководителе проекта. Основные задачи, связанные с данным мероприятием:

Ответственность за проведение оперативного совещания по проекту и обеспечение полного понимания основными ведущими специалистами ГДОП на этапе технико-коммерческого предложения лежит на Руководителе проекта. Основные мероприятия, связанные с данным заданием:

- определить то, что является составными элементами ГДОП проекта.

- понять существующее состояние разработки ГДОП .

- убедиться, что проектная группа полностью понимает возможности по улучшению прибыльности (например, одновременное предложение ряда разных услуг).

- определить основные изменения в ГДОП проекта, которые возможно уже произошли.

- убедиться, что система контроля за изменениями введена в действие для отслеживания и контроля за отклонениями от ГДОП проекта

(см. Раздел 6, Контроль за изменениями).

Как уже обсуждалось во введении к данному разделу, в состав ГДОП проекта входит основной контракт, ведомость объема проектных работ, план выполнения проекта, проектный бюджет, график управления 1-ого уровня, оценка рисков и коммерческие элементы. ГДОП проекта должен разрабатываться руководством проекта и рассматриваться руководством производственно-хозяйственного объекта. Для членов проектной группой необходимо понять ГДОП проекта, не только потому, что им надо будет его выполнять, но также чтобы они могли определить возможные изменения.:

1. Проведение инструктивного совещания по ГДОП проекта

2. Проведение координационного совещания по коммерческим вопросам

3. Выполнение анализа проектных рисков .

4. Разработка базы управления затратами

5. Документирование и комплектование ГДОП выполнения проекта

6. Документирование и комплектование коммерческого ГДОП выполнения проекта

Прежде, чем проектная группа сможет приступить к выполнению задачи по проектированию и строительству объекта, должны быть завершены определенные ключевые мероприятия для создания дорожной карты выполнения проекта. В данном разделе рассматриваются эти мероприятия по планированию на раннем этапе, имеющие решающее значение для того, чтобы до начала работ обеспечить наличие хорошо продуманного плана, понимаемого всеми участниками проекта.

Работа, проделанная на этапе предложения, обеспечивает основную стратегию и план выполнения проекта. В данном разделе Руководства по проектным процедурам обсуждается дальнейшее развитие этого плана и соответствующая передача плана проектной группе.

Основные этапы этой процедуры включают следующее:

1.      Подготовка обзора выполнения проекта и рассылка его членам проектной группы.

2.      Подготовка краткого содержания контракта и рассылка его членам проектной группы..

3. Разработка планов действий под данный проект..

4.         Подготовка Плана выполнения проекта и и рассылка его членам проектной группы

5.   Рассмотрение и заполнение контрольных перечней требований к действующей системе.

When was the last time you rode in a car with wheels that were not properly aligned? Chances are it was a pretty rough ride. The car either pulled in one direction, making it hard work to keep it in your lane, or, it worked against itself as one tire pointed one way and another tire another way.

 
The same thing can happen in our companies. The ride can be pretty bumpy, not to mention noisy, unless everyone is pointed in the same direction. That’s why it’s important to understand the five benefits of an aligned organization
 
Benefit #1 – Ensures Everyone Works on the Right Things
Benefit #2 – More is Accomplished
Benefit #3 – Teamwork Increases
Benefit #4 – Profitability Rises
Benefit #5 – Opportunities Abound

 ..............................................................

Project Management for Managers e-class. Managers don't need detailed training to actually manage projects. But they do need a high-level understanding of projects and their role in the project environment. Buy this two-hour e-class and start learning the basics immediately.

Most companies want to collect more data to be used for fact-based decision making. However, companies struggle actually implementing a strong metrics program. There is a reason - it is really hard! However, there are things you can do to ensure you collect good metrics without going overboard.

1. Make Sure Your Metrics Add Value

2. Use the Metrics that You Collect

3. Compare the Cost of Collecting a Metric vs. the Benefit

It is said that all people fear two things - death and public speaking. Having to present in front of others can be nerve-racking - even for experienced speakers. You are not going to find the answers in your Communications Plan. Here are some tips to help you feel more confident.

1. Prepare

2. On the day of the presentation

3. Use confident body language

4. Look for opportunities for interaction
............

Are your projects less than successful? Contact us today to discuss implementing solid project management practices in your organization